Intranet w firmie – czym jest i jakie przynosi korzyści?

Prawidłowo działający intranet w firmie może być na wagę złota. Intranet jest narzędziem, które oferując szeroki zakres funkcjonalności, może przyspieszyć osiąganie celów biznesowych i zmienić sposób pracy. Często jednak intranety są spychane na dalszy plan, zapominane lub pracownicy nie wiedzą, że taki portal w ogóle istnieje. W tym artykule chcielibyśmy przedstawić czym jest intranet i dlaczego warto z niego korzystać. A plusów jest naprawdę sporo!

​Intranet – co to jest?

Intranet pojawił się w latach 90. ubiegłego wieku, a jego celem jest pomoc w komunikacji między pracownikami oraz przechowywaniu informacji i współpracy. Negatywne opinie na temat intranetu wiążą się z jego wczesnymi początkami i zwykle kojarzą się z komunikacją odgórną. Nowoczesne intranety wykorzystują funkcje, które umożliwiają pracownikom komentowanie postów, przesyłanie ich czy też udostępnianie, dlatego obecnie komunikacja w firmie za ich pomocą ma także oddolny wymiar.

Intranet w firmie – jakie są korzyści?

Korzystanie z Intranetu ma wiele zalet. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.

Scentralizowany dostęp do informacji

Zarządzanie informacjami ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy. Organizacje często, by przekazywać wiadomości wykorzystują w tym celu e-maile, co nie zawsze ma przełożenie na zapamiętanie informacji. Pracownicy sprawdzają swoją skrzynkę kilkanaście razy dziennie, dlatego udostępnianie tam ważnych informacji może sprawić, że po prostu się o nich zapomni i zginą między wiadomościami. Intranet jest narzędziem, które można wykorzystać jako centralny punkt kompleksowej obsługi każdej informacji wewnątrz firmy, a więc pracownicy szybciej i łatwiej będą mogli znaleźć to, czego poszukują. W szczególności, gdy dotyczy to tematów często poszukiwanych jak np. korzystanie z benefitów pracowniczych, prezentacje czy struktura organizacyjna.

Intranet zachęca do dzielenia się wiedzą

Dostęp do dokumentów to nie jedyny pozytywny aspekt intranetu. Oprócz formalnych informacji, organizacje posiadają w swoich pracownikach ogromny zasób wiedzy, a za pośrednictwem forów, obszarów dyskusyjnych czy tablic pomysłów, pracownicy mogą zadawać pytania lub dzielić się wiedzą. Wszelkie interakcje są przechowywane na platformie i widoczne dla innych, dlatego to także świetny pomysł na przyciągnięcie pracowników, dzięki atrakcyjnej treści.

Poprawa wydajności i usprawnienie współpracy

Intranet zazwyczaj zawiera profile użytkowników, ich stanowiska i zdjęcia oraz dane kontaktowe. Każdy pracownik, dzięki temu może odkrywać nowych współpracowników i wysyłać im wiadomości przez intranet, znacznie ułatwiając współpracę i usprawniając wiele procesów. Intranet w firmie może być też narzędziem, w którym zatrudnieni mają spisane swoje zadania na dany dzień, dlatego tam znajdą wszystkie informacje potrzebne w konkretnym terminie. To zdecydowanie pomaga zwiększyć wydajność, zwłaszcza, że całość jest przejrzysta, a więc minimalizuje trudności w komunikacji czy zarządzaniu informacjami. Dodatkowo, intranety umożliwiają pracownikom samodzielną obsługę i realizację typowych procesów takich jak rezerwowanie urlopu, zgłaszanie wydatków czy przeprowadzanie wewnętrznych szkoleń.

Intranet wzmacnia spójność marki

Intranet to świetne narzędzie do budowania świadomości marki. Ma to ogromne znaczenie, ponieważ wewnętrzna jej świadomość pomaga nawiązać więź z produktami i usługami, co przełoży się na jakość wykonywanej pracy. Korzystanie z tego samego systemu ułatwia przekaz informacji i budowanie kultury marki, dzięki czemu pracownicy będą w stanie bardziej dbać o firmę i w nią wierzyć. Jeśli nie zapewnimy takiego poczucia u zatrudnionych osób, mogą oni w późniejszym czasie mieć wrażenie, że czują się sfrustrowani i niezaangażowani, dlatego warto pomyśleć o środowisku wewnętrznym, bo w końcu to ono tworzy całą firmę.

Ułatwienie procesu wdrożenia nowych pracowników i rekrutacji

Odpowiednio prowadzony intranet sprawia, że proces onboardingu jest zdecydowanie prostszy. Nowi pracownicy mogą nauczyć się korzystania z tego narzędzia, by w szybki sposób znaleźć to, czego potrzebują. A powinno znaleźć się tam wszystko to, co jest dla nich niezbędne, jak dokumenty, aktualne schematy organizacji, współpracownicy i centrum wiadomości, które dostarczy im informacji o firmie i jej kulturze na co dzień. W parze z onboardingiem idzie także ulepszenie w zakresie rekrutacji czy utrzymania pracowników. Dostarczanie niezbędnych narzędzi, informacji i budowanie silniejszej marki pracodawcy pozwoli pobudzać zaangażowanie i zmniejszyć rotację.

Intranet w firmie – podsumowanie

Jak pokazujemy – korzyści z posiadania intranetu jest wiele. Intranet to optymalne narzędzie, dzięki któremu zespół ma więcej możliwości do komunikacji między pracownikami, tworząc przestrzeń do dialogu i dyskusji, ale przede wszystkim udostępniając wewnętrzne informacje w jednym miejscu. Warto wdrożyć go do własnej organizacji, by zaspokoić wewnętrzne potrzeby komunikacyjne i zyskać wartościowe narzędzie biznesowe.