Intranety i portale wewnętrzne – zalety i zastosowanie

Komunikacja wewnątrz firmy jest niezwykle ważna, dlatego często w tym zakresie wykorzystuje się intranet. Dostęp do tego narzędzia posiadają wyłącznie pracownicy konkretnej firmy, a szczególnie dobrze sprawdzi się on w dużych korporacjach, w których przepływ informacji jest utrudniony ze względu na liczebność pracowników. Jak można wykorzystać intranet firmowy i jakie korzyści płyną z jego posiadania?

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami

Intranet umożliwia łatwe przesyłanie i organizowanie dokumentów, do których można mieć dostęp w dowolnym momencie. To wpływa również na hierarchię dokumentów i status ich aktualności, a pracownicy mogą z nich korzystać bez obaw o ich przedawnienie. Intranet firmowy to także miejsce, w którym można przechowywać umowy oraz wnioski urlopowe, a wszelkie zebrane informacje pozostaną w nim bezpieczne, dzięki szyfrowaniu SSL.

Tworzenie relacji między pracownikami

Platforma ułatwia komunikację między pracownikami firmy, tworząc między nimi relacje, co korzystnie wpływa na satysfakcję z pracy. Intranet daje możliwość kreowania grup dyskusyjnych, na których można wymieniać się opiniami i wiedzą, ale też zainteresowaniami, co czyni to rozwiązanie interaktywnym.

Zwiększanie produktywności

Wiedza na temat swoich obowiązków i posiadanie niezbędnych informacji do swojej pracy jest szczególnie ważna. Intranet, jako punkt obsługi dla wszystkich zatrudnionych, zapewnia dostęp do istotnych ogłoszeń, narzędzi i informacji potrzebnych do wykonywania pracy. Łatwiejszy dostęp można zorganizować poprzez umieszczenie niektórych funkcjonalności na indywidualnych pulpitach, co jeszcze bardziej usprawnia pracę.

Usprawnienie procesów onboardingowych

Wspominaliśmy o tym, że intranet może służyć do przechowywania dokumentów, dlatego świetnie sprawdzi się podczas procesów wdrożeniowych nowych pracowników. Często nowo zatrudnieni otrzymują na start ogromną dawkę wiedzy i informacji, których nie są w stanie od razu przyswoić. Intranet pozwoli trzymać w jednym miejscu wszelkie regulaminy, zasady obowiązujące w firmie czy też ścieżki rozwoju. Tworzenie takich pakietów onboardingowych przyspiesza proces wdrożenia i zdecydowanie ułatwia start nowym.

Łączenie firmy w różnych lokalizacjach

W przypadku międzynarodowych korporacji intranet staje się głównym punktem komunikacji firmy. Z pewnością tu będą w większości odbywać się firmowe wydarzenia i rozmowy, dlatego łatwiej będzie zjednoczyć całą społeczność firmy, właśnie dzięki temu narzędziu. Niezależnie od miejsca i strefy czasowej firmy, pracownik zawsze ma wgląd w to, co dzieje się wewnątrz niej.

Intranet firmowy może usprawnić wiele procesów, zwiększyć zaangażowanie pracowników i ujednolicić komunikację wewnątrz firmy. Ważne jest, by znaleźć odpowiedniego wykonawcę, który zaprojektuje intuicyjne narzędzie, proste w użytkowaniu i zarządzaniu. Coraz częściej intranet jest nie tylko dodatkowym przywilejem, a koniecznym elementem działalności firmy, dlatego warto rozważyć jego wdrożenie również dla swojego biznesu.