System ticketowy do zarządzania zgłoszeniami klientów

Rozwój organizacji wiąże się z większą wydajnością i zorganizowaniem. Bez jasnej informacji o zaistniałych problemach, ich priorytetach czy prognozowanym czasie naprawy ciężko będzie o efektywność. Jeśli zastanawiasz się, jak w organizacji rozwiązać problem wąskich gardeł i jak kierować zgłoszenia klientów, by móc najszybciej je rozwiązać, świetnie trafiłeś – tematem poniższego artykułu jest system ticketowy i jego krótkie przedstawienie.

Co to jest system ticketowy?

System ticketowy gromadzi i zarządza wszystkimi interakcjami klientów z różnych platform, dzięki czemu umożliwia kierowanie np. Biurze Obsługi Klienta kierować zgłoszenia do właściwej osoby, zasobu czy działu w celu najszybszego rozwiązania. Przechowywanie wszystkim zgłoszeń w jednym łatwym do zarządzania systemie daje większą transparentność co do oczekiwań klientów i pozwala na administrowanie nimi od momentu wykrycia do samego zamknięcia.

Dla kogo przeznaczony jest system ticketowy?

Większość organizacji potrzebuje skutecznej metody na radzenie sobie z problemami zgłaszanymi przez ich klientów na temat oferowanych usług czy produktów. Charakter tych zgłoszeń może się od siebie różnić w zależności od firmy, okresu czasu i użytkownika końcowego, jednak łączy je fakt, iż trzeba oczywiście je rozwiązać. System ticketowy sprawia, że obsługa zgłoszeń i komunikacja z klientem jest efektywna, szybsza i prostsza, a dzięki temu, że zgłoszenia wpadają do jednego miejsca, nie ma możliwości, by któreś z nich zaginęło. Jeśli Twoja firma posiada dział obsługi lub helpdeski, to z pewnością jest to odpowiednie dla niej rozwiązanie.

Jakie są korzyści systemu ticketowego?

Sprawdźmy najważniejsze zalety, które może wnieść do organizacji system ticketowy.

Automatyzacja przepływu pracy

Bez automatycznego systemu biletowego zapytania klientów musiałyby być ręcznie rejestrowane za pośrednictwem wspólnej skrzynki odbiorczej na mailu lub w arkuszach kalkulacyjnych. Proces ten zajmuje dużo czasu, dlatego główną zaletą systemów ticketowych jest automatyzacja i możliwość pobierania danych ze wszystkich kanałów komunikacji jednocześnie.

Tworzenie doświadczenia omnichannel

Omnichannel jest jedną z najlepszych usług zapewniających dobrą obsługę klienta, do tego jest bezproblemowa. System ticketowy wspiera wielokanałową komunikację, dzięki czemu użytkownicy mogą zgłaszać problemy za pośrednictwem wielu punktów i otrzymywać pomoc w formie, którą sami preferują.

Kategoryzacja zgłoszeń

System ticketowy umożliwia kategoryzowanie, ustalanie priorytetów i przypisywanie zgłoszeń odpowiedniemu działowi czy pracownikowi. Poprawia to wskaźniki samego zamykania zapytań, ponieważ od razu są rozwiązywane przez najbardziej kompetentną osobę dla danego problemu według określonego priorytetu.

Monitoring wydajności systemu

Solidny system będzie posiadał wbudowane funkcje monitorowania i raportowania, które przekażą zespołowi informacje potrzebne do sprawdzenia wskaźników, liczby zgłoszeń czy też obszarów, w których dalej potrzebne jest wsparcie. Dzięki temu firmy mogą uniknąć zaległych spraw i opóźnień np. podczas reklamacji.